特に役員が次々に交替する管理組合においては、適正に会計書類等を保存しておかないと、後になって修繕積立金不足など問題が起こった時に適正に積み立てられていたかどうかの確認ができません。
また不正が行われていても、過去の会計書類等、特に現金出納帳、預金出納帳レベルのものを保存していなければキャッシュの流れを追いかけることができません。したがって請求書や領収証などの証憑等に関しても、10年間は保存しておくべきです。
「マンションの管理組合会計処理細則」モデルでは以下のように定められています。
- 永久保存
(１）予算案及び決算報告書
(２）業務委託契約書、駐車場利用契約書等の契約書類
(３）その他理事長が必要と認める書類 - 10年間保存
(１）現金出納帳
(２）預金出納帳
(３）収入支出基本台帳
(４）備品台帳
(５）固定資産台帳
(６）有価証券台帳
(７）積立金台帳
(８）敷金預り台帳
(９）支払に関して受取った領収書
(10）その他理事長が必要と認める書類 - ５年間保存
(１）収入伝票、支出伝票
(２）伝票の付属書類
(３）その他理事長が必要と認める書類
組合員や利害関係人から、適正な手続きによる閲覧請求がある場合には、会計書類、会計帳簿を公開する必要があります。
あらぬ疑いを持つ区分所有者もいるので、会計周りは整備しておくに越したことはありません。
また会計書類などの保存を管理会社任せにしておくと、管理会社を変更する際に、全ての会計書類を入手できないこともあります。
今の会計システムは全て帳簿をＰＤＦで保存する機能がついているので、一通りＰＤＦで入手しておきましょう。