よく新聞やテレビで総務部長が横領とか、経理部長が使い込みとか報道されますが、会計や税務ではどのように処理するのでしょうか。
監査や税務を通じての経験で言うと、長年にわたって横領を続ける場合、単独犯行が多いものです。複数で実行している場合、最終的にカネの分配を巡って仲間割れで短期間で発覚！ということになりがちです。
そして、役員や部長、課長等の決裁権限者が関与している場合がほとんどです。社長や専務が横領していたら、誰も何も言えません。実務でいえば銀行振込担当者と、請求書のチェック担当者、さらに会計システムの入力担当者が全く同一人物で、さらに決算業務担当者である場合などは、牽制が効きません、
部長や課長の方が横領をしている場合は、人当たりが良く、人一倍働いて、長期休暇を取らないという傾向があります。代わりがいないからと言って、どんどん一人に業務を集中させるのは、基幹業務のブラックボックス化を招きます。管理部門の人にも2～3年に一回ぐらいは、一週間の長期休暇を取ってもらいましょう。短期間でも業務の引継ぎを嫌がる人は、ちょっと怪しいかも知れません。
横領等が発覚したら、まず、関与者と金額の確定、損失の発生時期、発生原因の究明をしましょう。税務調査により、横領が発覚した場合は、課税所得の増加を覚悟することになります。
会計及び税務の観点から重要なのは以下の点となります。
損害額の損金算入額、およびその算入時点
損害賠償額の益金算入額、及びその算入時点
そして、社内の「従業員や役員」または「他の者」とに分けて考える必要があります。
従業員や役員の場合、適切な管理をしていれば、防止できた場合がほとんどです。したがって、社内管理の不備により発覚した横領による損失額を「損金」として計上しても、同額の損害賠償請求権を「益金」として認識する必要があります。
事例 架空経費を計上して、横領
・経理部長が、架空請求書を作成し、架空先に振り込んでいた金額を横領したことにより、結果的に預金が5000万円帳簿残高と合わなかった。
会計上の処理
雑損失 5000 ／ 預金 5000
未収金 5000 ／ 雑収入 5000
損益に与える影響額はプラスマイナスゼロとなります。
・結局、経理部長は懲戒解雇となり、未収金を10年にわたって、返済してもらうことになった。
長期貸付金 5000 ／ 未収金 5000
この場合、長期貸付金が貸し倒れた時に、貸倒損失として計上することになります（所定の要件を満たす必要があります）。
税務上の処理
過去に計上していた経費は架空経費となるため、税務上否認となります。課税仕入として処理していた場合には、仮払消費税額が減少します。
経費 5000 は別表４において、損金不算入処理 ※課税所得増加
課税仕入処理をしていた場合には、370 が仮払消費税の減少となります。
上記処理をするかどうかは法人の方針次第ですが、税務調査が入ったときには指摘されますね。
カネは無くなるわ、経費が否認されて課税所得は増えるわで、法人に与えるダメージは生半可なものではありません。横領されたカネは全額返ってくることはほとんどありませんが、損害賠償請求権が存続する限り、損失を税務上実現するためには長い時間がかかります。せめて期末決算時ぐらいは、担当者以外の第三者が預金の帳簿残高と預金通帳、または残高証明書と照合しましょう。
事例 売上金を現金で回収して、横領
・営業担当の役員が、売上の一部を計上せず、現金回収をして代金5000万円を横領していた。
会計上の処理
売掛金 5000 ／ 売上 5000
未収金 5000 ／ 売掛金 5000
損益に与える影響は利益のプラスとなります。
・結局、役員へ返済を求めることもなく、横領分の金額を雑損失として計上することになった。
雑損失 5000 ／ 未収金 5000
損益に与える影響は利益のマイナスとなります。
税務上の処理
雑損失 5000 は役員賞与と認定され、別表４において損金不算入となります。
源泉所得税も追加となります。
税務調査で発覚した場合は重加算税の対象となります。
また課税売上が増加となり、役員賞与は不課税仕入なので、370 が仮受消費税の増加となります。
役員による売上代金の着服は、法人の売上増加となり、役員賞与認定をされ、源泉所得税も法人が被ることになるので、かなりの追加納税となります。役員の方々にも、法人が役務を提供したことによる売上は、帰属すべき法人に計上していただくようにお願いしましょう。
国税庁HP 不法行為に係る損害賠償金等の帰属の時期
上記HPに詳しい考察がなされています。
